Gestión laboral · Registro de jornada · Pymes
Qué es obligatorio, qué está pendiente y cómo prepararse
El registro diario de jornada ya es obligatorio. Que todas las empresas deban utilizar ahora mismo el nuevo sistema digital anunciado es otra cuestión. Separar ambas cosas evita titulares alarmistas, compras precipitadas y procedimientos que no resuelven el problema real.
Situación real: existe una obligación y existe un proyecto
Desde 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a las empresas a garantizar un registro diario de jornada. Esa obligación no es nueva ni depende de que se apruebe el futuro registro digital.
Por otra parte, el Ministerio de Trabajo ha tramitado un proyecto de Real Decreto para desarrollar con mayor detalle cómo debe funcionar el registro. El texto proyectado exige medios digitales y amplía la información, los accesos y la trazabilidad de las modificaciones.
El portal oficial de participación pública continúa identificándolo como proyecto de Real Decreto. En marzo de 2026 también se publicó la consulta previa de una futura orden que desarrollaría sus requisitos técnicos y de seguridad.
Qué deben cumplir las empresas actualmente
La regulación vigente establece unos mínimos claros:
Registro diario
Debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora, sin impedir la flexibilidad horaria que corresponda.
Organización definida
El sistema se organiza mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión empresarial previa consulta con la representación legal.
Conservación
Los registros deben conservarse durante cuatro años. No basta con registrar si después no pueden localizarse o se eliminan antes de tiempo.
Disponibilidad
Deben permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
La guía oficial del Ministerio indica que puede utilizarse un sistema en soporte papel o telemático, siempre que resulte apto para proporcionar información fiable, inmodificable a posteriori o con cambios controlados y accesible cuando se solicite.
Por tanto, una hoja en papel o un archivo digital no son válidos únicamente por existir. Deben reflejar la jornada real, evitar cumplimentaciones genéricas y permitir comprobar la información.
Qué propone el futuro registro horario digital
El proyecto publicado por el Ministerio va mucho más allá de sustituir una hoja por una aplicación. Si se aprueba con una redacción similar, el sistema deberá ser objetivo, fiable, accesible y respetuoso con la protección de datos.
Registro exclusivamente digital
El proyecto establece que todas las empresas garanticen el registro diario mediante medios digitales. Ante una incidencia técnica, permitiría utilizar temporalmente otro medio y trasladar después los asientos al soporte digital.
Más información que entrada y salida
Prevé registrar pausas que no sean tiempo efectivo, trabajo presencial o a distancia, horas ordinarias, extraordinarias o complementarias, tiempos de espera, medidas de conciliación y totales diarios y mensuales.
Huella de las modificaciones
Los cambios deberían conservar una huella clara de qué se modificó y quién lo hizo. El proyecto también prevé autorización de la empresa y de la persona afectada y un mecanismo para dejar constancia de discrepancias.
Acceso y copias
Las personas trabajadoras podrían consultar y obtener copia de sus datos. La Inspección tendría acceso inmediato tanto presencial como remoto, en un formato legible y compatible.
Protocolo y formación
La empresa debería documentar el funcionamiento del registro, su evaluación periódica y las reglas para realizar y modificar asientos. También tendría que formar a quienes lo utilicen.
Lo obligatorio hoy y lo que está pendiente
Vigente actualmente
- Registrar cada día el inicio y el final de la jornada.
- Conservar los registros durante cuatro años.
- Mantenerlos disponibles para plantilla, representantes e Inspección.
- Reflejar la jornada real, también en trabajo a distancia.
- Respetar la protección de datos.
- Utilizar un sistema fiable y accesible, en papel o telemático.
Previsto en el proyecto
- Utilización general de medios digitales.
- Registro detallado de pausas y modalidades de trabajo.
- Trazabilidad completa de las modificaciones.
- Consulta y copia inmediata de los asientos.
- Acceso remoto de la Inspección.
- Protocolo interno y formación específica.
- Requisitos técnicos desarrollados mediante una futura orden.
Teletrabajo, pausas y correcciones: donde aparecen los problemas
Trabajo a distancia
La Ley de trabajo a distancia exige que el sistema refleje fielmente el tiempo dedicado a la actividad, incluyendo el inicio y el final. Teletrabajar no elimina la obligación ni significa estar disponible todo el día.
Pausas
La norma vigente exige expresamente inicio y final. Registrar también las pausas puede resultar necesario para distinguir el tiempo efectivo y evitar que todo el intervalo se interprete como trabajo. El proyecto pretende detallarlo.
Olvidos
Un sistema útil necesita un procedimiento para comunicar y corregir un fichaje olvidado. Añadir la hora sin dejar rastro o completar todas las jornadas al final del mes reduce la fiabilidad.
Flexibilidad
Registrar no significa imponer el mismo horario a toda la plantilla. El sistema debe convivir con la flexibilidad, la distribución irregular y las medidas de conciliación acordadas.
¿Podemos utilizar huella dactilar o reconocimiento facial?
Que un sistema sea digital no significa que deba ser biométrico. La AEPD considera que utilizar huella o reconocimiento facial para controlar presencia implica tratar categorías especiales de datos y supone un riesgo elevado.
La empresa debe justificar la licitud, idoneidad, necesidad y proporcionalidad del tratamiento. Si existe una alternativa menos intrusiva que permita cumplir la misma finalidad, la biometría no debería elegirse únicamente porque resulte cómoda o esté incluida en el programa.
Cómo prepararse sin contratar todavía por miedo
- Audita el sistema actual: comprueba si todas las personas registran el inicio y el final reales, también fuera del centro.
- Localiza cuatro años de registros: verifica que puedan recuperarse por persona y periodo sin reconstruirlos manualmente.
- Documenta correcciones: define cómo se comunica un olvido, quién lo modifica y qué rastro queda.
- Revisa las pausas: aclara cuáles computan como tiempo efectivo y cómo se registran según la jornada y el convenio.
- Comprueba los accesos: cada persona debe acceder únicamente a los datos que le correspondan.
- Evita biometría por defecto: estudia alternativas como tarjeta, código personal, aplicación o acceso web.
- Pide exportación: el programa debe permitir obtener información legible y reutilizable, no solo consultar una pantalla.
- Exige trazabilidad: pregunta si conserva el valor original, la modificación, la fecha, la autoría y el motivo.
- Pregunta por futuras adaptaciones: solicita por escrito si el proveedor actualizará el sistema cuando se publique la norma definitiva y si tendrá coste.
- No confundas fichaje con vigilancia: registra lo necesario para la jornada sin incorporar geolocalización o controles excesivos sin justificación.
Preguntas que conviene hacer antes de elegir un programa
- ¿Funciona desde ordenador y móvil sin obligar a usar un dispositivo personal?
- ¿Qué ocurre si no hay conexión o el servicio deja de funcionar?
- ¿Permite diferenciar trabajo presencial, remoto, pausas y horas extraordinarias?
- ¿Cómo corrige un error y qué huella conserva?
- ¿Puede exportarse el histórico completo en un formato legible?
- ¿Dónde se almacenan los datos y durante cuánto tiempo?
- ¿Qué permisos tienen responsables, plantilla, gestoría y soporte técnico?
- ¿Incluye funciones biométricas o de geolocalización que realmente no necesitamos?
- ¿La futura adaptación normativa está incluida en el contrato?
- ¿Cómo recuperaremos los datos si cambiamos de proveedor?
Fuentes oficiales y enlaces de interés
- Estatuto de los Trabajadores, artículo 34.9.
- Guía oficial del Ministerio de Trabajo sobre registro de jornada.
- Proyecto de Real Decreto sobre registro de jornada.
- Consulta sobre la futura orden de requisitos técnicos y de seguridad.
- Ley 10/2021 de trabajo a distancia.
- AEPD: utilización de datos biométricos para control de presencia.
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